Тема цифровизации строительной отрасли сегодня находится, как говорится, на кончике пера. Многие компании стараются автоматизировать свои бизнес-процессы, чтобы снизить издержки. Одним из них являются командировки сотрудников. О том, как меняется сфера бизнес-трэвел, мы поговорили с руководителем отдела корпоративных продаж сервиса для организации командировок OneTwoTrip for Business Оксаной Фаст.
- Оксана, как предприятию лучше организовывать бизнес-поездки своих сотрудников: держать собственного трэвел-менеджера, поручить этот процесс HR, обратиться к стороннему агентству или делать всё онлайн?
- Всё зависит от конкретной компании, и особенно от количества регулярно отправляющихся в командировки сотрудников. Понятно, что, если таких в компании сотни или тысячи, то в свободное плавание их отпустить будет сложно. Всегда должен быть человек, который этим процессом управляет. Вопрос эффективности организации командировок онлайн заключается в другом. Сейчас всё больше компаний, даже тех, которые раньше предпочитали работать только с менеджером, от этого уходят. Они выбирают онлайн-инструмент для того, чтобы освободить человека, управляющего командировками, от процесса бронирования услуг.
- Как тогда контролировать траты, если все сотрудники могут сами бронировать свои бизнес-поездки?
- Наш личный кабинет построен по принципу разных уровней допуска. Например, основной - для администратора, который может сам выдавать доступ неограниченному количеству сотрудников. Последние могут самостоятельно бронировать билеты, отели и трансферы, а администратор выступает в данном случае модератором. Он может настроить процесс согласования или установить лимиты, видеть всю отчетность, аналитику.
- Предположим, я собрался в командировку: зашел на сайт авиакомпании, купил билет, открыл карту, нашел на ней приемлемый отель и забронировал его, открыл приложение такси и организовал себе трансфер. Чем ваш сервис удобнее?
- Самое явное удобство заключается как раз-таки в том, что открывать разные сайты несколько раз не нужно. Вы заходите в личный кабинет и там всё находите: авиабилеты, билеты на поезд, варианты проживания в даты вашей поездки. Тем более, если человек выбирает перелёт, ему нужно зайти на сайт нескольких авиакомпаний, а у нас удобные фильтры, и можно выбрать из множества предложений рейс, который устраивает и по цене, и по времени вылета. В личном кабинете хранятся все данные сотрудников, которые часто ездят в командировки, можно привязать корпоративную банковскую карту, а если её нет, воспользоваться суммой, внесённой на депозит (она просто спишется после покупки). Таким образом, процесс значительно оптимизируется.
- А как сами сотрудники относятся к тому, что на них свалилась дополнительная работа в виде планирования собственной деловой поездки?
- На самом деле, чаще всего сотрудники сами выходят с такой инициативой, потому что привыкли к самостоятельному бронированию отдыха и поездок личного характера. Желание сохранить этот процесс и в рамках планирования командировок вполне объяснимо. Ведь не нужно подстраиваться под неудобный рейс или жить в отеле, которой расположен не в той части города.
- То есть процесс перехода в онлайн идет в компаниях, скорее, снизу вверх?
- Мне кажется, что это обоюдный процесс, потому что руководство заинтересовано, чтобы компания экономила ресурсы и время, а сотрудник хочет, чтобы процесс бронирования был понятным и привычным.
- В командировках всегда возникает вопрос отчетности. Раньше нужно было сохранять посадочные талоны, взять квитанцию в отеле и т.д. А сейчас можно всё это делать в электронном виде?
- Здесь есть нюансы, потому что формат учёта зависит от конкретной компании. Кто-то до сих пор заполняет авансовые отчёты, кто-то требует сохранять посадочные талоны. Мы предлагаем различные решения, чтобы помочь людям в этом вопросе.
От отелей, например, сегодня мало кто требует какие-то бумаги. Когда ты бронируешь гостиницу через наш сервис, компания получает в электронном виде полный пакет закрывающих документов: акт, счёт-фактуру и акт сверки, по которым бухгалтерия ведёт учёт. Если на предприятии нет электронного документооборота, бумаги распечатываются по старинке. В любом случае сканы этих документов видны в личном кабинете. Бухгалтер тоже может иметь доступ в систему с определёнными правами.
В нашей системе существует и возможность предоставить справку о перелёте, если вдруг сотрудник потерял посадочный талон, который требуется для отчётности.
- Есть компании, которые с вами общаются только онлайн?
- Конечно, и их много. С помощью сервиса электронного документооборота можно подписать договор о сотрудничестве используя электронно-цифровую подпись. И всё общение с самого первого этапа идёт «в цифре»
- Много ли компаний на рынке, которые предоставляют электронные бизнес-трэвел услуги?
- Рынок состоит из разного типа компаний. Есть классические трэвел-агентства, работающие в офлайне. Таких компаний много, однако их количество сократилось в период пандемии. Но и у них появляются онлайн-решения: кто-то самостоятельно разработал модуль бронирования услуг, кто-то заказывает себе такую разработку, кто-то берёт решение другой компании и внедряет на свою площадку (форму поиска, например). В том или ином виде онлайн есть сейчас практически у всех. Существуют и компании, специализирующиеся только на онлайн-сервисе. Таких в России несколько, рынок является высоко конкурентным.
- В чем ваше конкурентное преимущество?
- Практически любая операция, которую человек совершает в рамках личного кабинета, автоматизирована частично или полностью. Например, возвраты и обмены авиабилетов. Мы продолжаем совершенствовать эти процессы.
Кроме того, у нас самый широкий ассортимент. Исторически так сложилось, что b2b-сервис вырос из b2c-продукта, а это огромное количество партнёров и 10-летняя история. В системе сейчас представлено более 800 авиакомпаний (в их числе 100 лоукостеров), более 2 млн объектов размещения в различных категориях (отели, мотели, хостелы) и билеты на поезда по России, странам СНГ и Европы.
Если говорить про деньги, у нас хорошие тарифы от поставщиков для физических лиц, которые мы предлагаем и нашим корпоративным клиентам. Поэтому цены зачастую приятно удивляют, можно получить хорошие скидки по сравнению с бронированием напрямую.
- Как пандемия сказалась на рынке деловых поездок? Что поменялось?
- Влияние пандемии особенно заметно на больших компаниях, сотрудники которых часто и много ездили за границу. Они до сих пор не восстановили свои объёмы поездок. Очень сильное падение было в апреле прошлого года, когда многие предприятия вообще прекратили командировки. Здесь надо отметить, что наш сегмент – это средние и небольшие компании, и если говорить о текущем положении вещей, то объём наших продаж уже полностью восстановился и даже превысил допандемийные показатели.
Что касается строительства, то это одна из немногих сфер, представители которой продолжали ездить в командировки и в период локдауна, и в период восстановления. Строительные фирмы пусть и снизили, но полностью не прекратили поездки хотя бы в рамках своего региона. Мы работаем со многими строительными компаниями, и видим здесь потенциал: часть наши клиентов уже вышла на прежний уровень, но появилось ещё и много новых партнёров.
Кроме того, нужно иметь в виду, что на смену бизнес-трэвела пришло онлайн-общение. Если в строительстве командировки никогда не прекратятся, то некоторые компании из других сфер сократили и, наверное, уже не восстановят объёмы поездок.
- Есть ли какие-то особенности в организации командировок строителей?
- Представители строительных компаний часто ездят в небольшие региональные города, в которых не очень много отелей. У нас есть собственный отдел контрактинга, который заключает договоры с гостиницами. И если к нам обращается компания, которая часто ездит в какой-то маленький городок и находит там отель, которого нет в нашей системе, мы сразу заключаем с гостиницей договор, и она у нас появляется.
Кроме того, у строительных компаний часто меняется персонал нижнего звена, а у нас есть возможность загружать данные сотрудников большим списком. Всё это происходит автоматически. Администратору не нужно ждать начала дня или прихода конкретного человека на рабочее место. Все сервисы доступны с мобильного телефона, с нашей поддержкой можно общаться во всех распространенных мессенджерах.
- Если подвести итоги: что сегодня ждёт бизнес от организации командировок?
- Бизнес всегда ждёт экономии. И любой онлайн-сервис стремится эту потребность удовлетворить с помощью спецпредложений, интересных тарифов, удобного функционала, который позволит сократить не только финансовые затраты, но и время. Кроме того, бизнесу важна аналитика, на основании которой можно делать какие-то выводы, прогнозы, что в итоге тоже ведёт в экономии.
Есть и ещё один приятный момент. Через наш сервис предприятие может предоставлять возможность сотрудникам ездить не только в командировки, но и в маленький отпуск, присоединяя к дням бизнес-поездки выходные. Выбирая это, сотрудники хотят, чтобы уровень сервиса соответствовал достаточно высоким стандартам. Поездка должна быть, с одной стороны, экономичной, а с другой – хорошей по качеству услуг. И OneTwoTrip может гарантировать достаточный комфорт от использования сервиса с момента выбора и бронирования билетов до проживания на месте.
Беседовал Евгений Горчаков
